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Règlement/Rules: ICOM-CIDOCComité International pour la Documentation. Comité spécialisé du Conseil international des musées / International Committee for Documentation. International Council of Museums |
This page is a copy of the Rules of the International Committee for Documentation of the International Council of Museums (ICOM-CIDOC), approved in September 1992, with subsequent amendments:
1. Nom et adresse
Le nom de l'organisation est le Comité international pour la documentation (CIDOC), dénommé ci après Comité ou CIDOC. Son adresse postale est celle du président du Comité.
2. Relations avec l'ICOM
Le CIDOC est un Comité international du Conseil international des musées (ICOM), créé conformément à l'article 17, paragraphe 3 des Statuts de l'ICOM. Ses activités sont régies en permanence par les Statuts et le Règlement, conformément à l'article 28 des Statuts.
3. Objectifs
Les objectifs du CIDOC consistent à :
4. Composition
(a) Le Comité se compose des membres individuels ou des représentants désignés des membres institutionnels de l'ICOM qui demandent à y adhérer, et des personnel cooptées pour siéger en son sein (dans la limite de 20 % du nombre total des membres du Comité).
(b) Les membres du Comité sont :
(c) Les membres de l'ICOM qui désirent adhérer au Comité, en qualité de membres votants ou de membres non votants, doivent en informer le Secrétariat de l'ICOM qui transmet leur demande d'adhésion au secrétaire du Comité et indique s'il s'agit d'un membre votant appartenant à un autre Comité de l'ICOM.
(d) Le Secrétaire doit classer toutes les demandes d'adhésion dans l'une ou l'autre des catégories de membres du Comité en fonction du droit de vote que les candidats peuvent avoir éventuellement au sein d'un autre Comité international. Une personne ne peut se voir refuser l'adhésion au Comité parce qu'elle n'a pas les qualifications professionnelles requises dans le domaine de spécialisation du Comité.
(e) La qualité de membre du Comité se perd si l'intéressé :
5. Droits des membres
(a) Une personne devenue membre du Comité en acquiert tous les droits, notamment le droit de participer aux activités et au programme du Comité, d'assister aux réunions qu'il organise et d'acheter toutes les publications que le Comité produit à l'intention des membres et leur vend.
(b) Les personnes admises comme membres votants ont le droit de voter lors des réunions de travail du Comité, peuvent se présenter aux élections du Bureau, voter lors de ces élections et être désignées comme représentants du Comité lors du vote de l'Assemblée générale de l'ICOM et de l'élection du Conseil exécutif.
(c) Un membre votant du Comité qui demande et obtient d'être membre votant d'un autre Comité international peut devenir, sur demande, membre non votant du Comité.
(d) Les membres non votants et cooptés ne sont pas autorisés à voter lors des réunions de travail du Comité ni à se présenter aux élections du Bureau.
6. Réunions du Comité
(a) Le Comité organise les réunions qu'il juge nécessaires à la réalisation de ses objectifs et l'exécution de son programme.
(b) Les participants à l'ensemble de ces réunions peuvent présenter des communications et prendre la parole dans l'une des langues officielles de l'ICOM. L'utilisation d'une autre langue est possible à condition que le participant prenne en charge la traduction dans l'une des langues officielles de l'ICOM ou que la majorité des participants en acceptent le principe sans avoir besoin d'une traduction.
(c) Le Comité se réunit chaque année en séance plénière et au même moment que l'Assemblée générale de l'ICOM. Les membres du Comité devront être prévenus au moins six mois à l'avance du lieu et de la date des réunions plénières.
(d) La réunion plénière triennale tenue au même moment que l'Assemblée générale constitue la principale réunion de travail du Comité. Son ordre du jour comprend :
(e) Le quorum fixé pour la réunion plénière triennale est de 10% des membres votants du Comité, présents ou représentés.
(f) Lors des réunions plénières triennales, chaque membre votant dispose d'une voix pour toute question soumise au Comité. Un membre institutionnel peut désigner par écrit une personne qui votera en son nom.
(g) Le Comité peut constituer des groupes de travail pour l'examen de certains problèmes afin de faciliter l'exécution de son programme. Chaque groupe de travail nomme un président, qui est un membre votant du Comité, et qui fait un bilan de ses activités lors de chaque réunion plénière triennale du Comité. À cette réunion, on examine le bien-fondé de chaque groupe de travail et le renouvellement de son mandat si besoin est.
(h) Le Comité peut décider de tenir des réunions au niveau régional ou sous regional. Tous ses membres sont autorisés à y assister.
(i) Conformément à l'article 17, paragraphe 10 des Statuts, le président du Comité international doit informer son homologue du Comité national du pays dans lequel doit se tenir la réunion de son Comité, de la date, du lieu et du thème de cette réunion.
7. Gestion du Comité
(a) La gestion du Comité est confiée au Bureau, composé de personnes élues par les membres votants et de personnel cooptées. Les membres élus du Bureau comprennent le président, le vice président, le secrétaire, le trésorier et le rédacteur en chef ainsi que quatre membres ordinaires. Les membres élus du Bureau ont un mandat de trois ans maximum mais peuvent être réélus s'ils répondent aux conditions stipulées dans l'article 17, paragraphe 4 des Statuts.
(b) Il ne peut y avoir plus de deux membres du même pays élus au Bureau. Afin de parvenir à une représentation géographique équitable, les membres élus du Bureau peuvent coopter de nouveaux membres (dans la limite d'un tiers du nombre total de membres élus) originaires de régions insuffisamment représentées par les membres élus. La durée du mandat des membres cooptés s'étend de la date de leur nomination à celle de la réunion plénière triennale suivante du Comité.
(c) Tout membre votant et en règle du Comité, y compris le représentant désigné d'un membre institutionnel, peut se présenter à une élection ou être coopté au Bureau, sous réserve des restrictions imposées par l'article 17, paragraphe 4 des Statuts.
(d) Le Bureau est élu lors de la réunion plénière triennale du Comité par les membres votants. Le Bureau sortant fait un appel de candidatures pour le nouveau Bureau au moins quatre mois à l'avance et doit indiquer aux membres votants les noms et qualifications des candidats au moins deux mois avant la date de la réunion. Un membre votant qui ne peut pas assister à la réunion plénière triennale peut donner une procuration écrite à un autre membre votant pour voter en son nom lors de l'élection ou voter par correspondance.
(e) Si un membre du Bureau cesse d'assumer ses fonctions pour une raison quelconque dans l'intervalle des réunions plénières triennales, un autre membre votant du Comité peut être coopté pour occuper son poste en attendant la prochaine réunion triennale.
(f) La qualité de membre du Bureau exécutif se perd si le membre :
(g) Le Bureau se réunit au moins une fois par an.
(h) Le quorum fixé pour toute réunion du Bureau est d'un tiers du nombre total des membres du Bureau présents en personne.
8. Ressources du Comité
(a) Le Comité a le droit de collecter les fonds qu'il estime nécessaires à son fonctionnement mais il ne peut imposer le paiement de cotisations à ses membres qui payent déjà une cotisation annuelle à l'ICOM. Par contre, il peut imposer une cotisation servant à des fins précises.
(b) Sous réserve d'une confirmation par le Conseil exécutif au vu du budget annuel de l'ICOM, le Comité reçoit une subvention de l'ICOM pour chaque membre votant, qui sera versée au plus tard le 30 juin de l'année en cours, à la demande du Comité.
(c) Le Comité peut imposer des frais de participation à ses réunions s'il le juge nécessaire.
(d) le Comité peut recevoir des subventions et des dons et accepter des aides financières.
(e) Le Comité peut produire et vendre des publications mais doit en informer au préalable le Secrétaire général de l'ICOM.
(f) Le Comité ne doit prendre aucun engagement contractuel ou autre entraînant des dépenses pour l'ICOM sans avoir reçu au préalable l'approbation du Conseil exécutif (pour les opérations autres que les contrats et les accords liés à ses activités propres et pouvant être financées sur ses propres fonds).
(g) Tous les fonds que reçoit le Comité doivent être déposés sur un compte bancaire ouvert à cet effet et tous les paiements effectués au nom du Comité devront être tirés sur ce compte. Le Bureau doit communiquer au trésorier de l'ICOM le numéro et l'intitulé du compte ainsi que le nom de la banque dans laquelle il a été ouvert.
(h) Le Comité tient une comptabilité de toutes ses recettes et dépenses annuelles. Un rapport financier est fait chaque année et présenté aux membres à chaque réunion plénière.
(i) Le Comité remet un exemplaire de son rapport financier au Secrétaire général de l'ICOM qui le soumet au Conseil exécutif.
9. Rôle et responsabilités du Bureau
(a) Le Bureau est chargé de gérer les affaires du Comité et de veiller à ce que les règles édictées par les Statuts de l'ICOM soient respectées.
(b) Avant chaque réunion du Comité dans un pays, le Bureau doit veiller à ce qu'aucun obstacle n'entrave les activités de l'un des membres du Comité participant à ces réunions du fait du gouvernement du pays-hôte.
(c) Chaque année, le Bureau prépare un rapport sur les activités du Comité au cours de l'année antérieure, rapport qu'il envoie à tous les membres et qui est examine lors de la réunion plénière annuelle. Le rapport est envoyé au Secrétaire général qui le soumet au Conseil exécutif et au Comité consultatif de l'ICOM.
(d) Le Bureau transmet au Secrétaire général un rapport sur les activités du Comité durant la période triennale précédente, rapport qui est soumis au Conseil exécutif, au Comité consultatif et à l'Assemblée générale de l'ICOM.
(e) Après consultation des membres votants du Comité, le Bureau désigne deux membres votants du Comité pour voter en son nom lors de l'Assemblée générale et pour l'élection du Conseil exécutif ou informe le Secrétaire général de son intention de voter par correspondance.
(f) Au moins six mois avant l'Assemblée générale, le Bureau soumet au Secrétaire général ses commentaires sur le projet de programme triennal de l'ICOM et son propre projet de programme triennal à inclure dans le programme triennal de l'ICOM définitif pour examen lors de l'Assemblée générale.
(g) Le Bureau doit veiller à ce que les membres du Comité soient bien informés de ses activités, de ses projets concernant les activités du Comité et de toutes autres questions relatives au travail et aux fonctions du Comité. Il peut publier un bulletin régulier ou communiquer avec les membres par tout autre moyen à sa convenance.
10. Amendements
(a) Le Règlement du Comité adopte à sa première réunion plénière peut être amende lors de toute réunion plénière ultérieure du Comité.
(b) Tout projet d'amendement doit être soumis et appuyé par les membres votants du Comité qui sont en règle. La proposition d'amendement ainsi que les documents annexes qui l'accompagnent doivent être communiqués aux membres votants du Comité au moins vingt huit jours avant la réunion plénière annuelle au cours de laquelle ils doivent être examinés.
(c) Tout projet d'amendement peut être modifié lors de la réunion plénière annuelle où il doit être étudié mais il ne doit s'agir que d'une modification mineure. Il incombe au président de la réunion d'en mesurer l'importance.
(d) Le Règlement ne peut être adopté et amendé que sur accord des trois quarts des membres votants présents ou représentés.
11. Dissolution du Comité
(a) Le Comité peut être dissous par décision du Conseil exécutif conformément à l'article 17, paragraphe 12 des Statuts.
(b) En cas de dissolution du Comité, ses ressources financières doivent être transmises au Secrétariat de l'ICOM et utilisées en fonction de ce que préconise le Conseil exécutif.
1. Name and address
The name of the organization is the International Documentation Committee (CIDOC), hereafter referred to as the Committee or CIDOC. Its address is care of the Chair of the Committee.
2. Relationship with ICOM
The Committee is an International Committee of the International Council of Museums (ICOM), established under Article 17 para 3 of the Statutes of ICOM. Its activities are at all times subject to the Statutes and to these Rules, made in accordance with Article 28 of the Statutes.
3. Aims
The aims of CIDOC are to:
4. Membership
(a) The membership of the Committee shall comprise those members being individual Members or designated representatives of Institutional Members of ICOM who request membership of the Committee, and such other persons (not exceeding 20% of the Committee membership) who are coopted to the Committee.
(b) Members of the Committee shall be either:
(c) Members of ICOM wishing to join the Committee, as either Voting or Non voting Members, shall inform ICOM Headquarters, which shall transmit details of the Member's application to the Secretary of the Committee, together with advice as to whether the Member is a voting member of any other International Committee of ICOM.
(d) The Secretary shall allocate all such applications to one or other of the classes of membership, depending on the voting affiliation (if any) of the applicant with another International Committee. A person shall not be denied membership on the grounds of lack of professional qualifications in the area of specialization of the Committee.
(e) Membership of the Committee shall cease if the Member:
5. Rights of Members
(a) Upon admission of a person to membership of the Committee, membership rights accrue to the member, including participating in the activities and program of the Committee, attending meetings organized by the Committee, and purchasing any publications produced by the Committee for sale to Members.
(b) Persons admitted as Voting Members shall have the right to vote in the business meetings of the Committee, stand for election to the Board, vote in Board elections and be designated as a representative of the Committee to vote at the General Assembly of ICOM and in the election of the Executive Council.
(c) A Voting Member of the Committee who seeks and obtains voting membership of another International Committee shall, upon request, become a Non voting Member of the Committee.
(d) Non voting Members and Coopted Members may not vote in the affairs of the Committee nor stand for election to the Board.
6. Meetings of the Committee
(a) The Committee shall hold such meetings as it considers necessary for the attainment of its objectives and carrying out its program.
(b) At all meetings of the Committee, participants may present papers and speak in any of the official languages of ICOM. Another language may be used if a participant arranges for translation into one of the official languages of ICOM or if the majority of participants agree to its use without translation.
(c) The Committee shall meet in plenary session each year and in conjunction with the General Assembly of ICOM. At least six months notice shall be given to all Members of the Committee of the place and date of plenary meetings.
(d) The triennial plenary meeting held in conjunction with the General Assembly shall be the principal business meeting of the Committee. Its agenda shall include the following items:
(e) The quorum for the triennial meeting shall be 10% of the voting membership of the Committee present personally or by proxy.
(f) At triennial plenary meetings, each Voting Member shall be entitled to one vote on any matter before the Committee. An Institutional Member may, in writing, designate a person to vote on their behalf.
(g) The Committee may establish Working Groups with specific terms of reference to facilitate its program. Each Working Group shall appoint a Convenor from among its number, who shall be a Voting Member of the Committee and shall report on progress with its mandate at each triennial plenary meeting of the Committee. At each such meeting, the need for each Working group shall be reviewed and its mandate renewed if appropriate.
(h) The Committee may convene meetings at the regional or subregional level. All Members shall be entitled to attend such meetings.
(i) In accordance with Article 17, para 10, of the Statutes, the Chair of the Committee shall inform the Chair of the National Committee in the State in which any meeting is to be held, of the date, place and subject of the meeting.
7. Management of the Committee
(a) The affairs of the Committee shall be managed by a Board, comprised of persons elected by the Voting Members and persons coopted to the Board. The elected members shall consist of a Chair, Vice Chair, Secretary, Treasurer and Editor together with four ordinary members. Elected members of the Board shall be elected for a period not exceeding three years, but may be reelected if eligible under Article 17, para 4, of the Statutes.
(b) No more than two members from any one country may be elected to the Board. In order to ensure adequate geographic representation, the elected members of the Board may coopt additional members (not exceeding one third of the number of elected members) from regions not sufficiently represented by elected members. The terms of office of coopted members will extend from the date of their cooption to the next triennial meeting of the Committee.
(c) Any voting member of the Committee in good standing, including a designated representative of an Institutional Member, is eligible to stand for election to, or be coopted to, the Board, subject to the limitations imposed by Article 17, para 4, of the Statutes.
d) The Board shall be elected by the Voting Members at the triennial plenary meeting of the Committee. The outgoing Board shall invite nominations for the next Board at least four months before the triennial meeting, and shall inform the Voting Members of the names and qualifications of candidates at least two months prior to the date of the meeting. A Voting Member who is unable to attend the triennial plenary meeting may authorize, in writing, another Voting Member to vote on his or her behalf at the election or may vote by mail.
(e) If a member of the Board ceases to hold office for any reason during the period between triennial plenary meetings, the position may be filled by the cooption of another voting member of the Committee until the next triennial meeting.
(f) A member of the Board shall cease to hold office if the member:
(g) The Board shall meet not less than once in each year.
(h) The quorum for a meeting of the Board shall be one third of the number of Board members present in person.
8. Finances of the Committee
(a) The Committee is entitled to raise such funds for its operation as it considers necessary. It may not impose any annual membership subscriptions on ICOM members, but may impose a subscription for specific purposes.
(b) Subject to confirmation by the Executive Council in the light of the annual budget of ICOM, the Committee shall receive a subvention from ICOM for each Voting Member which, on request from the Committee, shall be paid no later than 30 June each year.
(c) The Committee may impose such charges for participation in meetings as it deems necessary.
(d) The Committee may receive grants and donations and accept underwriting from sponsors.
(e) The Committee may produce and sell publications, but shall inform the Secretary General of ICOM before doing so.
(f) The Committee shall not enter unto any contract or any legally binding agreement involving expenditure by ICOM without the approval of the Executive Council first being obtained (other than contracts and agreements that relate to its own activities and can be paid for from its own funds).
(g) All monies received by the Committee shall be deposited in a bank account established for the purpose and all payments made on behalf of the Committee shall be made from that bank account. The Board shall advise the Treasurer of ICOM of the account name and number and the name of the bank at which the account is established.
(h) The Committee shall keep proper accounts of all monies received and expended on an annual basis. A report on the finances of the Committee shall be presented to Members at each plenary meeting.
(i) The Committee shall transmit a copy of the report on the finances to the Secretary General of ICOM for presentation to the Executive Committee.
9. Role and responsibilities of the Board
(a) The Board is responsible for managing the affairs of the Committee and for ensuring that the requirements of the Statutes of ICOM are met.
(b) Before any meeting of the Committee is held in a State, the Board shall satisfy itself that no impediment will be placed in the way of any Member of the Committee attending the meeting, by the Government of the host State.
(c) Each year, the Board shall prepare a report on the activities of the Committee during the previous year, which shall be sent to all members and considered at the annual plenary meeting. The report shall be transmitted to the Secretary General for submission to the Executive Council and Advisory Committee of ICOM.
(d) The Board shall transmit a report on the work of the Committee for the preceding biennium to the Secretary General for submission to the Executive Council, Advisory Committee and the General Assembly of ICOM.
(e) After consulting with the Voting Members of the Committee, the Board shall designate two Voting Members to vote on its behalf at the General Assembly and in the election of the Executive Council or advise the Secretary General of its intention to vote by mail.
(f) At least six months prior to the General Assembly, the Board shall submit to the Secretary General its comments on the draft triennial program of ICOM and a draft of its own proposed triennial program of work, for inclusion in the final triennial program of ICOM for consideration at the General Assembly.
(g) The Board shall ensure that Members of the Committee are kept fully informed of the work of the Board, of its plans for the activities of the Committee and of any other matters relevant to the work and functions of the Committee. It may publish a regular Newsletter or communicate with the Members by such other means as it deems appropriate.
10. Amendments to Rules
(a) The Rules of the Committee, adopted at the first plenary meeting of the Committee, may be amended at any subsequent annual plenary meeting of the Committee.
(b) Any suggested amendments to the Rules must be proposed and seconded by Voting Members of the Committee in good standing. The text of any proposed amendment, together with any explanatory material, shall be sent to the Voting Members of the Committee at least twenty eight days prior to the annual plenary meeting at which they are to be considered.
(c) The proposed amendment may be further amended at the annual plenary meeting at which it is considered, but only if the further amendment is of a minor nature. The Chair of the meeting shall decide whether a further amendment is of a minor nature.
(d) Adoption and amendment of the Rules shall require a three-quarters majority of the members voting, either personally or by proxy.
11. Dissolution of the Committee
(a) The Committee shall be dissolved by a decision of the Executive Council taken in accordance with Article 17, para 12, of the Statutes.
(b) In the event that the Committee is dissolved, its assets shall be transferred to ICOM Headquarters and shall be dealt with in such manner as the Executive Council thinks fit.
http://cidoc.icom.museum/rules1.htm
revised/dernière mise à jour: 23 July 1996
Original author / Auteur original: Andrew
Roberts
Now maintained by / Maintenant entretenu par:
Leonard Will
translation/traduction: CHIN/RCIP
CIDOC Chair/Présidente du CIDOC: Jeanne Hogenboom
link to/passerelle vers CIDOC home page/la page d'accueil du CIDOC or
ICOM home page/la page d'accueil de l'ICOM
© the International Committee for Documentation of the International Council of
Museums/Comité international pour la documentation du Conseil international des
musées (ICOM-CIDOC), 1996